Primesti raspunsurile pe care le astepti atunci cand trimiti un e-mail? sau destinatarii par sa ignore mesajul ori sa piarda din informatii? Afla mai jos care ar putea fi greselile de abordare

Cine nu foloseste azi e-mailul? De la inventarea telefonului încoace, e-mailul este cel mai folosit instrument de comunicare personala, dar mai ales business to business. Ai observat sincope în comunicarea prin e-mail? Ti s-a întamplat ca mesajul tau sa fie interpretat gresit sau sa se piarda în multimea de mesaje primite de destinatar? Cand scrii un e-mail exista cateva reguli simple pe care le poti urma ca sa te asiguri ca mesajele tale fac impresie buna si sunt eficiente.
Alege bine subiectul
Rolul subiectului este sa atraga atentia si sa rezume informatia din corpul e-mailului. Foloseste cateva cuvinte cheie astfel încat destinatarul sa stie ce urmeaza sa citeasca dupa o prima privire. Daca subiectul mesajului este unul dintr-o serie pe aceeasi tema – cum ar fi un raport, de exemplu, include data în subiect. Pentru un mesaj care necesita raspuns pana la un termen fix, poti sa mentionezi deadline-ul în subiect. În cazul în care trimiti un mesaj catre un partener, sef sau coleg cu care comunici des, subiectul e-mailului ar trebui sa fie cat mai specific. Aminteste-ti cat de greu gasesti un mesaj în casuta de inbox cand continutul nu are nimic de-a face cu subiectul. Daca schimbi atasamentul sau mesajul din corpul mailului, schimba si subiectul. Nimic nu este mai enervant decat sa ti se raspunda la un mail mai vechi cu un mesaj pe o alta tema.
Confort, profesionalism si libertate...
E-mailul e foarte practic pentru o afacere la inceput. Astfel, tu poti tine legatura cu clientii de la tine de acasa, ocupandu-te in acelasi timp si de treburile casei.
Sa o luam cu începutul!
Încearca sa fii concisa. Mesajele cele mai eficiente sunt scurte si la obiect. Nu te pierde în paragrafe lungi care te îndeparteaza de la obiectul discutiei. Explica scopul si contextul mesajului tau înca de la început. Evita sa forwardezi o întreaga conversatia purtata pe mail fara sa rezumi totul în cateva randuri. Nu vrei ca destinatarul sa citeasca ultimele 15 mesaje ca sa-l înteleaga pe ultimul, nu-i asa?
Bunele maniere
E vorba de cuvintele magice „te rog” si „multumesc”. Daca sunt prezente, nimeni nu le acorda importanta, dar, daca lipsesc, tonul întregului mesaj poate fi înteles gresit. Apoi, fii atenta la adresare. Daca este vorba de o persoana cu care nu ai mai vorbit pana acum, cel mai bine este sa te adresezi cu pronumele de politete. s-ar putea ca de multe ori sa nu deranjeze, dar cel mai bine este sa nu risti. Cand primesti raspuns cu adresare personala, poti sa continui în aceeasi linie fara teama ca ai putea sa dai gres. Înca ceva! Nu scrie niciodata cuvinte întregi cu caps. Poate fi interpretat ca o agresiune, ca si cand ai tipa. Daca vrei sa subliniezi o adresa sau o anumita ora, poti folosi „bold”.
Istoria e-mailulului
La început, e-mailul era doar un mesaj scurt trimis catre un destinatar. Acum posibilitatea de a atasa un fisier face ca mesajul sa fie ceva mai complex, însa rolul sau de baza ramane acelasi: comunicarea rapida si eficienta a unei informatii concise.

Conform revistei Darwin, primul mesaj de tip e-mail a fost trimis în 1971 de catre un inginer pe nume Ray Tomlinson. Meritul lui Tomlinson este posibilitatea de a trimite mesaje catre diverse computere conectate la Internet folosind semnul @ pentru a desemna adresa vizata.
Cum închei un mail
Fii foarte explicita în ceea ce priveste raspunsul pe care îl astepti. Daca astepti confirmarea unei informatii, a unei întalniri sau ai nevoie de raspuns pana la un anumit termen, fii sigura ca ai specificat asta în corpul mailului, de obicei la final. Încheierea ar trebui sa functioneze ca un sumar al discutiei, asa cum procedezi la finalul unei discutii de business: concluziile si pasii urmatori. În acelasi timp, un mail profesionist contine în semnatura datele de contact: nume, functie, e-mail si numar de telefon.
De la ciorna la forma finala
Ai incercat diverse exprimari, ai intors-o pe toate partile si tot nu ti se pare buna exprimarea? Ia-o mai usor si cere sfatul unui coleg pentru a fi sigura!
Fii atenta la ton!
Tonul este greu de controlat cand scrii un mesaj. Cand porti o conversatie, e simplu sa plasezi discutia acolo unde vrei prin limbajul corporal si tonul vocii. În scris, trebuie sa te gandesti de trei ori si sa scrii o data. Cand scrii un mesaj delicat, nu-l trimite imediat. salveaza-l si reciteste-l cateva ore mai tarziu sau chiar a doua zi. Uneori ajuta doar sa schimbi ordinea paragrafelor. Nu strica sa rogi un coleg sa arunce o privire înainte sa dai „send”. Astfel o sa ai o alta perspectiva asupra felului în care va fi perceput de catre destinatar. Daca îi scrii unei persoane cu care comunici des si ai o relatie informala poti insera „emotions” care cu siguranta fac mesajul mai prietenos. Nu uita ca, odata ce ai trimis un mail, nu mai poti schimba cu nimic continutul lui. Cuvintele scrise raman, pot fi trimise catre alte persoane sau pot fi printate.
Scrie cate un mail pentru fiecare subiect
Ai cele mai mari sanse sa primesti raspunsul pe care îl doresti. Daca primesti un mail cu trei solicitari, însa nu ai raspuns decat pentru una dintre ele, e foarte posibil sa lasi mesajul de-o parte pana cand vei avea toate informatiile si între timp sa uiti de el. Folosesti e-mail-ul ca instrument de lucru zilnic? Grupeaza mesajele în foldere separate, dupa subiect sau persoana de contact. Eliberezi spatiu si îti este mult mai usor sa gasesti mailurile de care ai nevoie la un moment dat.