Daca managementul timpului ar fi un proces, tu îl stapanesti ca un bun inginer de sistem? Te afli în control sau doar reactionezi la ce se întampla? Defineste-ti relatia cu timpul si afla daca poti deveni mai eficienta

Te simti uneori atat de coplesita de treburi ca nu stii de unde sa în cepi? Una dintre cele mai mari calitati este sa stii cum sa te organizezi astfel încat sa rezolvi cat mai multe lucruri si, pe cat posibil, cu un nivel redus de stres. Responsabilitatile cresc odata cu evolutia în cariera si ca sa faci fata trebuie sa înveti sa fii mai organizata. Planifica sarcinile pe care le ai de dus la bun sfarsit în „to do lists” zilnice, saptamanale si lunare. Include proiectele mari sau pe termen lung si prioritizeaza cand ai o imagine completa asupra atributiilor. Cel mai important lucru este sa-ti dezvolti obiceiuri productive si sa renunti la cele paguboase. Nu e dificil! Totul e sa fii constant în garda, ca sa nu te lasi sedusa de diversele tentatii care-ti pot da peste cap strategia!
Fa-ti o lista zilnica de prioritati
Este probabil cel mai eficient instrument de salvat timp! Pe langa faptul ca ziua îti pare mai usoara cand ai o imagine clara asupra a tot ceea ce e de facut, o astfel de lista te ajuta sa ramai concentrata pentru urmatoarele opt ore. Astfel, eviti situatiile în care lucrezi la un proiect si realizezi, pe parcurs, ca ai altceva mai urgent de facut. Estimeaza de la început cam cat dureaza sa finalizezi fiecare proiect. Reprioritizeaza din nou la jumatatea zilei. Sigur, lucrurile s-au mai schimbat între timp si poate au aparut noi urgente.
Pastreaza echilibrul!
Exista momente de suprasolicitare, dar si clipe mai lejere la birou. Daca le alternezi in mod iscusit, timpul va lucra in favoarea ta, intr-un mod cat se poate de eficient.



FA-TI O LISTA ZILNICA DE PRIORITATI
ORGANIZEAZA-TI
TIMPUL EFICIENT!
benessere ����
Uita ideea ca poti face mai multe
în acelasi timp. Lasa de-o parte totul
în afara de proiectul la care lucrezi si
caruia îi acorzi întreaga ta atentie. Daca
trebuie sa abandonezi lucrul înainte
sa termini, e în regula, atat timp cat iti
stabilesti un interval clar în care sa revii.
În afara de cazurile în care job-ul tau
este strans legat de e-mail, stabileste-ti
perioade bine definite pentru cercetarea
mesajelor. Ideal ar fi sa ai 3-4
etape de 10-15 minute în care sa citesti
mesajele primite si sa raspunzi la cele
importante. Încearca sa raspunzi pe
loc e-mailurilor la care pana la urma va
trebui sa raspunzi oricum. Daca doar
citesti e-mailul si mai tarziu revii asupra
lui, dublezi timpul alocat. Singurele momente
cand ar trebui sa-ti permiti acest
lucru este atunci cand ai nevoie sa faci
munca de cercetare înainte sa raspunzi.
Chiar daca esti obligata sa-ti urmaresti
încontinuu mailurile, cand ai în lucru
un proiect mai amplu, închide inbox-ul
pentru 2-3 ore. Sunt rare si tua tiile în
care ceva extrem de urgent va aparea.
Întreruperile sunt foarte neproductive!
Dimineata esti mai eficienta ca orica
nd. De fapt, prima ora de lucru este
cea mai valoroasa. Foloseste la maximum
acest interval ca sa rezolvi cele
mai grele sarcini din zi.


De aceea, oricat de multe ai avea de facut, e important sa-ti
rezervi timp si pentru pauze. Daca încerci sa ramai concentrata
8-10 ore pe zi, e greu de imaginat ca vei reusi 100%.
Din contra, s-ar putea sa fie mai daunator procesului muncii
decat crezi. Mai mult, te vei simti mereu obosita. Asa ca de
cate ori ai ocazia, profita de pauza de pranz ca sa mananci
în oras. Sau, daca vrei doar un sandvis, nu-l manca deasupra
tastaturii. Bucura-te de el in timp ce te plimbi, chiar si
un sfert de ora, cat sa iei putin aer. La fel de bine ar fi sa te
obisnuiesti sa iei pauze mici, de cinci minute,

la fiecare ora
muncita. Fa acest efort, daca tii la sanatatea ta.
SUPRASOLICITAREA NU E BUNA
Marcheaza mailurile care contin informat
ii comerciale sau newsletter-ele la
care te-ai abonat. Sunt un pericol real
pentru timpul tau, în special cele care
contin link-uri catre un website sau altul.
Nu te lasa prinsa si programeaza-ti
un moment convenabil pentru parcurgerea
lor.
Creeaza o baza de date completa pe
care ai grija sa o pastrezi la zi. Poti folosi
o agenda electronica sau pe cea din
telefon.
Dezvolta un sistem bine pus la punct
în care sarcinile echipei sa fie distribuite
între colegi, cu deadline-uri
si responsabilitati.
Eficienta
înseamna si ordine
E greu de spus cat timp se
pierde cu nimicuri. Imaginea -
za-ti cum ar fi ca de fiecare data
cand ai nevoie de ceva sa fie exact
acolo unde ar trebui sa fie. Daca
vrei sa nu mai irosesti minute pre-
tioase în cautarea unui dosar,
e-mail, factura sau stilou si sa eviti
întreruperile nedorite, urmatoarele
tipsuri s-ar putea sa-ti fie de folos:
Asaza monitorul computerului di -
rect în fata ta, daca vrei sa descurajezi
întreruperile colegilor.


OOOOPS!
MAI SUNT 5 MINUTE!
Pentru a evita deadline-urile
prea stranse si momentele
acelea de panica si transpiratie
in care ai impresia ca nu vei
fi niciodata gata la timp, ia-ti
masuri de precautie! Se poate!


Pozitioneaza-ti biroul astfel încat sa-i
vezi pe cei care se apropie de usa ta.
Evita sa lasi scaune libere în jurul bi ro -
ului tau ca sa minimizezi distragerile.
Pastreaza la îndemana doar hartiile
importante si echipamentul pe care îl
folosesti frecvent. Cele 15 minute pe
care le dedici zilnic îndosarierii vor fi
castigate înzecit.
Plaseaza un calendar si un ceas de birou
în apropiere. Încearca sa folosesti
un calendar mare pe care sa-l asezi pe
peretele de langa tine si pe care sa poti
nota cu creionul lucruri esentiale.
Denumeste fisierele în mod clar si
salveaza-le în calculator în ordine alfabetica.
Asa cum te ajuta sa ai toate materialele
în ordine pe birou,
e de mare folos sa stii
exact unde gasesti toate
informatiile salvate în
calculator. Si nu e deloc dificil, din moment
ce, de fiecare data cand salvezi
un fisier, calculatorul te întreaba unde
ai vrea sa-l plasezi.
Parcurge noile proiecte cu un marker
colorat în mana si subliniaza aspectele
importante si deadline-urile.
Nu-ti fie frica de reciclat hartii. Daca
vei pastra totul „în caz ca ai nevoie”, nu
poti sa ramai ordonata într-un spatiu
de lucru relativ limitat. Daca nu ai avut
nevoie de hartiile respective în ultimii
doi-trei ani, nu gresesti cu nimic daca
le arunci la gunoi.
Curata biroul la sfarsitul zilei si nu lasa
pe masa nici macar materialele pe care
trebuie sa le finalizezi a doua zi. Asaza-le
în sertarul cel mai apropiat. A doua zi dimineat
a te vei simti mai bine daca nu-ti
gasesti biroul plin de dosare si hartii.